توصیه نامه چیست؟

1401/05/051401/05/05توصیه نامه، به این موضوع اشاره می کند که شما به عنوان دانش آموخته یک مقطع در یک رشته مشخص، دارای ظرفیت های علمی، اخلاقی، تئوریک و عملی با پتانسیل بالا، آماده ادامه تحصیل هستید و فرد توصیه کننده، شناخت نسبی درباره قابلیت های توصیه شونده دارد. برای همین به واحد پذیرش دانشگاه مقصد، ‌شما را برای ادامه تحصیل توصیه می کند.

آیا توصیه نامه، الزام آور است؟

همان طور که از نام توصیه نامه تحصیلی متوجه شده اید، این نامه، در واقع یک نامه پیشنهادی و توصیه ای بوده و هیچ الزام یا ضرورتی را برای دانشگاه مقصد درباره پرونده تحصیلی شما ایجاد نمی کند. توصیه نامه تحصیلی شما، نقش متقاعد کننده برای دانشگاه مقصد نسبت به اعطای پذیرش تحصیلی به شما ندارد و تنها جنبه مشورتی و توصیه ای دارد . در توصیه نامه، باید تلاش شود که از افرادی دریافت شود که با شما فعالیتی علمی یا تجربی را انجام داده و نتیجه مطلوب و قابل استناد داشته باشد.

توصیه نامه تحصیلی باید قابل صحت آزمایی باشد

همان طور که در مبحث رزومه نویسی هم اشاره شد، رزومه تحصیلی باید مستند و مستدل باشد. یعنی اطلاعاتی که در آن ارائه می شود، قابلیت استناد و اصطلاحاً Verification  (راستی آزمایی) داشته باشد تا اگر دانشگاه خواست درباره صحت و سقم اطلاعات ادعا شده تحقیق بیش تر کند، این امکان فراهم باشد.

اگر به موضوعی اشاره می شود در داخل توصیه نامه، باید این احتمال را بدهید که دانشگاه با توصیه کننده تعامل کرده و اطلاعات تکمیلی را درباره محتوای ارائه شده در اختیار بگیرد یا از شما بخواهد، مدارکی دال بر تخصص و دانش و تجربه خود نسبت به موضوعات ادعایی در توصیه نامه ارائه کنید.

عدم توانایی در ارائه این موارد، در واقع به حذف پرونده تحصیلی شما ار دایره بررسی دانشگاه و در نهایت، REJECT شدن شما در فرآیند پذیرش منتهی می شود. بسیاری از دانشگاه های دنیا، در صورتی که در فرآیند پذیرش و تحصیل دانشجویی، متوجه امور فریبکاری شوند، وی را در هر مرحله ای که باشد از ادامه تحصیل باز می دارند.

هدف توصیه نامه های تحصیلی

توصیه نامه، نامه ایی است که فردی می نویسد و در آن، فردی را به جایی معرفی می کند. می خواهد برای کار باشد یا تحصیل یا هر مورد دیگر. توصیه نامه برای متقاضیان تحصیل در خارج از کشور به این علت اهمیت دارد که دانشگاه مقصد بداند که حداقل ۲ نفر از اساتید دانشگاه یا کارشناسانی که مدتی با داوطلب در تعامل و ارتباط بودند، داوطلب را از نظر علمی و اخلاقی، برای تحصیل در دانشگاه و رشته ایی بالاتر تایید و توصیه می کنند. توصیه نامه ها معمولا ۱ صفحه و متشکل از چند پاراگراف است که توصیه کننده برای توصیه شونده نوشته و مهر و امضا می کند. توصیه نامه ها معمولا از ساختار خاصی تبعیت نمی کند و معمولا به صورت محرمانه توسط توصیه کننده به دانشگاه هدف ارسال می شود، مگر این که دانشگاه هدف ساختار و شیوه ارسال خاصی را در APPLICATION REQUIREMENTS ذکر کرده باشد که باید به آن توجه شود.

۵ شیوه ارسال توصیه نامه های تحصیلی

این توصیه نامه ها که ضمیمه مدارک تحصیل متقاضیان می شود، به واحد پذیرش دانشگاه ADMISSION DEPARTMENT یا GRADUATE DEPARTMENT  یا Undergraduate Department ارسال می شود و مسئولان هماهنگی این واحد ها، نسبت به بررسی توصیه نامه ها و ارسال آن به دانشکده مقصدی که اپلای کردید، اقدام می کنند.

البته، شیوه ارسال توصیه نامه ها در دانشگاه های مختلف متفاوت است:

مثلا دانشگاهی از شما می خواهد که ۲ یا ۳ توصیه نامه تحصیلی را خودتان ضمیمه مدارک کرده و به دانشگاه ارسال کنید.

از شما می خواهد که از اساتید یا کارشناسانی که قصد توصیه شما را دارند بخواهید که توصیه نامه های خود را در پاکت مهر و موم شده، مستقیما به دانشگاه ارسال کنند.

یا این که از شما درخواست می شود که در زمان ثبت نام آنلاین و ضمیمه کردن مدارک، از توصیه کننده بخواهید تا وارد فرم الکترونیکی خاصی شده و بر اساس اطلاعات فرم، محتوای توصیه نامه خود را وارد و سابمیت کند.

یا این که توصیه نامه را بر روی پست الکترونیک خود، به نشانی دانشگاه ای میل کند.

و این که لینکی برای توصیه کننده ارسال می شود تا از طریق این لینک، وارد فرم خاصی شده و محتوای توصیه نامه را در آن وارد و سابمیت نماید.

همان طور که مشاهده می کنید، روش های ۵ گانه فوق الذکر اکنون مورد استفاده دانشگاه های مختلف جهان بوده و هر یک بنا به روش و سیستم پذیرش خود، نسبت به دریافت توصیه نامه تحصیلی دانشجویان اقدام می کنند. در واقع، شیوه دریافت توصیه نامه ها در دانشگاه ها متفاوت بوده و این برای شما الزام است که توصیه نامه ها را حتما بر اساس روشی که دانشگاه از شما درخواست می کند، ارسال نمایید چرا که اتخاذ روشی غیر از رویه اعلامی، موجب رد پرونده تحصیلی می شود.

بنابراین ارزش ندارد که شما، یک پرونده تحصیلی که شانس پذیرش و حتی بورس هم دارد، بخاطر اشتباه در ارسال توصیه نامه، به خطر انداخته و شانس قبولی آن را کاهش دهید. بعضا دیده شده که دانشجو، علاقه به تغییر روش خود جهت ارسال توصیه نامه تحصیلی به دانشگاه مقصد نداشته و همین امر، باعث شده در فرآیند پذیرش رقابتی (competitive admission)، پرونده او مردود شود.

اکنون، اکثر دانشگاه ها از طریق سیستم آنلاین نسبت به دریافت مدارک متقاضیان و هم چنین بررسی پرونده آن ها جهت پذیرش اقدام می کنند و به همین خاطر، در صورتی که توصیه نامه های تحصیلی شما در مهلت مقرر دریافت نشود یا مورد پذیرش دانشگاه قرار نگیر یا به هر دلیل دیگر، پرونده شما در وضعیت incomplete خواهد بود. برخی از اساتید، به واسطه تعدد صدور توصیه نامه تحصیلی و هم چنین تعدد دانشجویان، آمادگی ذهنی برای پاسخ به پرسش هایی که درباره دانشجوی خاص خود توسط دانشگاه مقصد می شود را ندارند و به همین خاطر، برای جلوگیری از این قبیل اشتباهات، لازم است که در زمان صدور توصیه نامه و سابمیت آن در دانشگاه مقصد،‌ رزومه شما در اختیار توصیه کننده باشد.

حتی اگر دانشگاه مقصد از شما خواست که توصیه نامه ها به صورت الکترونیکی سابمیت شوند، باز از توصیه کننده بخواهید که چند نسخه از توصیه نامه صادر را پرینت گرفته و مهر و امضا کند تا در صورت نیاز، در آینده بتوانید از این مدارک برای اپلای در دانشگاه های دیگر استفاده کنید.

نمونه یک توصیه نامه

برخی از اساتید،‌کارشاناسان یا به طور کل افرادی که قصد دارند شما را به دانشگاه خاص جهت ادامه تحصیل توصیه کنند، از شما درخواست می کنند تا template ای را برایشان آماده کنید. چرا که نوشتن توصیه نامه، کار سختی است و شاید همه مانند اساتید دانشگاه، در این زمینه توانایی لازم را نداشته باشند.

توصیه می شود که از یک توصیه نامه برای اپلای در دانشگاه های مختلف استفاده نکنید و همواره از توصیه کننده بخواهید که برای چند دانشگاهی که قصد اپلای دارید، توصیه نامه اختصاصی آماده کند. تفاوتشان تنها در پاراگراف اول توصیه نامه می باشد.