لگال مدارک فرآیندی است که طی آن اسناد و مدارک شخصی افراد از جمله شناسنامه، گواهینامه، مدارک تحصیلی، مدارک مربوط به ملک و غیره مورد تأیید مراجع رسمی ذیربط قرار گرفته و اعتبار آنها در سطح ملی و بینالمللی به رسمیت شناخته میشود. این مدارک لگالایز شده در زمان مهاجرت، ادامه تحصیل، فعالیتهای شغلی و تجاری و بسیاری موارد دیگر در کشورهای دیگر معتبر و مورد قبول خواهند بود. در این مقاله ضمن توضیح فرایند لگالایز، انواع مدارکی که میتوانند لگال شوند و نیز مراجعی که مجاز به صدور تأییدیه و اعتبار بخشی به این مدارک هستند، بررسی خواهد شد. همچنین به برخی جنبههای کاربردی آن پرداخته خواهد شد؛ تا خوانندگان محترم بتوانند تصویری نسبتاً جامع از جنبههای مختلف موضوع لگالایز مدارک کسب کنند.
تعریف لگال مدارک چیست؟
لگال مدارک یا قانونیسازی به فرایندی اطلاق میشود که طی آن اسناد و مدارک صادره از طرف مراجع ذیصلاح در یک کشور، مورد تایید مقامات قانونی کشور دیگری قرار میگیرد تا اعتبار و اصالت آنها در کشور مقصد پذیرفته شود. به بیان سادهتر، زمانی که شما در نظر دارید از مدارک ایران در کشور دیگری استفاده کنید باید مدارک صادره ایرانی مانند شناسنامه، گواهینامه، مدارک تحصیلی، مدارک مربوط به ملک یا املاک یا سایر اسناد و مدارک، مورد تایید سفارت کشور مورد نظر در تهران یا وزارت امور خارجه ایران قرار بگیرد تا بتوان از آن مدارک در کشور مقصد استفاده نمود. از همین برای مهاجرت به آلمان حتما این موارد را در نظر داشته باشید.
پس از لگالایز، مدارک معتبر شناخته میشوند و دیگر نیازی به تایید مجدد آنها در کشور مقصد نیست. لگالایز برای اکثر مدارک ایرانی که قصد استفاده از آنها در خارج از کشور را دارید، ضروری است. روند لگالایز مدارک در ایران بسته به نوع سند و مقصد، متفاوت خواهد بود اما به طور کلی شامل تاییدیههای لازم از طرف دستگاههای ذیربط دولتی و سفارت یا کنسولگری کشور مقصد خواهد بود.
مزایای لگال مدارک برای مهاجرت
لگال کردن مدارک برای متقاضیان مهاجرت به کشورهای دیگر، مزایای متعددی دارد. اول از همه لگال مدارک باعث تسهیل فرایند مهاجرت میشود. مدارک لگال شده به عنوان مدارکی معتبر شناخته میشوند و دیگر نیازی به بررسی و تایید مجدد آنها توسط مقامات مهاجرتی کشور مقصد نیست. بنابراین فرایند اخذ ویزا و مهاجرت به سرعت پیش میرود. بهطور مثال اگر شما میخواهید وارد آوسبیلدونگ آلمان شوید، حتما باید لگال کردن مدارک را پیش ببرید. حتی ممکن است در مواردی احتیاج به ارائه اصل برخی مدارک هم نباشد و کپی برابر اصل آنها کافی باشد.
مزیت دیگر این است که احتمال رد شدن درخواست ویزا و مهاجرت به دلیل مدارک نامعتبر به طور قابل توجهی کاهش مییابد. مدارک لگال شده اعتبار لازم برای ارائه به مقامات مهاجرتی کشورهای دیگر را دارا هستند. در کل لگالایز مدارک به متقاضیان مهاجرت اطمینان خاطر میدهد که مدارک آنها از لحاظ اصالت و محتوا مورد قبول مقامات کشور مقصد است. این امر ضمن تسریع روند مهاجرت، موجب جلوگیری از هدر رفتن هزینهها و زمان بسیار زیاد در فرایند مهاجرت میشود. پس لگالایز مدارک توصیه بسیار مفیدی برای متقاضیان مهاجرت به خارج از کشور است. البته باید توجه داشت قوانین مربوط به لگالایز مدارک بسته به کشور مقصد، متفاوت است.
مراحل انجام لگال مدارک
فرایند لگال مدارک در ایران مراحل مشخصی دارد که باید آن را با دقت پشت سر بگذارید. مرحله اول، تهیه اصل مدارک و ترجمه رسمی آنها به زبان مورد نیاز است. بسته به نوع سند، ممکن است لازم باشد ابتدا مدارک را نزد مرجع صادر کننده یا وزارتخانههای مرتبط تأیید صحت کرد. سپس میبایست مدارک توسط مترجم رسمی به زبان مد نظر ترجمه شوند. در مرحله بعد، اصل مدارک و ترجمهها جهت تأیید به وزارت امور خارجه ارائه میشود. وزارت خارجه با تطبیق اصل و ترجمه، صحت اطلاعات ترجمه را تأیید میکند و مهر لگال خود را بر روی اسناد میزند. هزینه این مرحله بسته به تعداد برگ و ارزش مدارک متغییر است.
مرحله نهایی، ارائه مدارک به سفارت یا نمایندگی کشور مقصد جهت اخذ مهر آن کشور است. این مهر، لگالایز مدارک را کامل میکند و مدارک پس از آن دارای اعتبار بینالمللی بوده و در کشور مورد نظر مورد پذیرش قرار میگیرند. پس از طی کردن این مراحل، فرایند لگالایز مدارک به پایان میرسد و مدارک آماده ارائه در کشور خارجی مورد نظر میشوند. انتخاب کشور مقصد هم با توجه به شرایط شما صورت میگیرد. بهطور مثال برخی از افراد با در نظر گرفتن هزینه زندگی در آلمان، این کشور را برای اقامت خود انتخاب میکنند.
تفاوت Notarize و Legalize
Notarize و Legalize دو اصطلاح متفاوت برای تأیید اسناد و مدارک هستند که تفاوتهایی با یکدیگر دارند. Notarize به معنای گواهی امضای اسناد توسط یک نوتاریوس عمومی است. نوتاریوسها مقاماتی رسمیاند که با تأیید اثبات هویت امضاکنندگان، گواهی میکنند که اسناد و مدارک توسط فرد یا اشخاص مشخصی امضا شدهاند. تنها کارکرد Notarize، تأیید هویت امضاکنندهها و اعتبار بخشیدن به اسناد است و ورودی به محتوای سند ندارد. از همین رو درک تفاوت لگال مدارک و Notarize بسیار اهمیت دارد.
اما Legalization یا Legalize به مفهوم تأیید رسمی محتوا و اعتبار یک سند توسط مقامات ذیربط است. در این روش هویت امضاکنندگان و همچنین صحت مندرجات، اطلاعات و محتوای سند مورد تأیید قرار میگیرد. Legalize یک فرایند رسمی بینالمللی بوده و با هدف پذیرش و قابلیت استناد سند در خارج از کشور صورت میگیرد. بنابراین تفاوت اصلی این دو در تمرکز بر هویت امضاکنندگان (Notarization) یا تأیید محتوای سند (Legalization) است. البته در برخی کشورها این دو اصطلاح مترادف به کار میروند.
هزینه لگال مدارک چقدر است؟
هزینه لگالایز مدارک بسته به نوع سند، تعداد برگ اسناد، کشور مقصد و نوع خدمات درخواستی، متغیر است. اولین موردی که باید به آن دقت کنید، هزینه ترجمه رسمی اسناد است که بر اساس تعداد کلمات و صفحات مدرک، هزینه آن محاسبه میشود. همچنین هزینه تصدیق اسناد نزد مرجع صادر کننده یا سایر دستگاههای اداری نیز باید محاسبه شود. در مرحله بعد هزینه لگال سند نزد وزارت امورخارجه پرداخت میشود که این هزینه به ازای هر برگ سند تعیین میشود. در صورتی که تصمیم شما برای مهاجرت کاری به آلمان جدی است، حتما باید مراحل مربوط به لگالایز مدارک را پیش ببرید.
در نهایت پرداخت هزینه صدور مهر تأیید سفارتخانه یا نمایندگی کشور مقصد که باز هم بسته به کشور متفاوت است نیز لازم است. بنابراین بسته به حجم و نوع مدارک، کشور مقصد و تعداد نسخههای درخواستی، مبلغ اولیه برای لگالایز بین چند صد هزار تا چند میلیون تومان برآورد میشود که البته ممکن است در موارد خاص بیشتر هم شود. البته برخی مراکز، هزینه خدمات بسته لگال کردن مدارک را با هزینه ثابتتری ارائه میدهند.
انواع مدارک قابل لگالایز
شما میتوانید با توجه به کشور مقصد خود انواع مختلفی از مدارک را لگال کنید. از همین رو در ادامه بخش مهمی از موارد لگال مدارک را معرفی خواهیم کرد.
لگالایز کردن شناسنامه
شناسنامه یکی از مهمترین مدارک هویتی افراد است که توسط دولت صادر میشود. لگالایز کردن شناسنامه به معنای تایید اصالت و صحت آن توسط مراجع ذیصلاح است. فرایند لگالایز شناسنامه معمولاً زمانی انجام میشود که فرد قصد مهاجرت، ادامه تحصیل یا انجام کار در خارج از کشور را دارد. با لگالایز شناسنامه، اصالت و اعتبار آن در سایر کشورها پذیرفته میشود. مراحل لگالایز شناسنامه معمولاً شامل مراجعه به اداره ثبت احوال، تطبیق اطلاعات با سوابق موجود، اخذ تاییدیههای لازم و در نهایت صدور گواهی لگالایز است که به عنوان ضمیمه شناسنامه ارائه میشود.
لگالایز مدارک تحصیلی
لگال مدارک تحصیلی به معنای تأیید رسمی مدارک مربوط به تحصیلات فرد از جمله مدرک دیپلم، فارغ التحصیلی کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا است. هدف از لگالایز مدارک تحصیلی، احراز اصالت مدارک برای ارائه به مراجع ذیربط در داخل یا خارج از کشور است. به عنوان مثال یک فارغ التحصیل دانشگاه برای ادامه تحصیل یا مهاجرت به کشور دیگر نیاز به ارائه مدارک تحصیلی لگالایز شده دارد. فرایند لگالایز مدارک تحصیلی معمولاً از طریق وزارت علوم، تحقیقات و فناوری یا وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی انجام میشود. این مراجع با بررسیهای لازم، اصالت مدارک را تأیید و گواهی لگالایز صادر میکنند.
لگالایز گواهینامه و پروانه کسب
گواهینامه و پروانه کسب از جمله مدارکی هستند که برای اشتغال و فعالیتهای شغلی مورد نیاز هستند. لگالایز گواهینامه به معنای تأیید رسمی این مدرک توسط مراجع ذیربط است، مانند وزارت راه و شهرسازی برای گواهینامه رانندگی. همچنین لگالایز پروانه کسب به معنای تأیید رسمی آن از سوی اتحادیه مربوطه یا وزارت صنعت، معدن و تجارت است. علت لگالایز این مدارک معمولاً ارائه به مقامات مربوط در خارج از کشور به منظور اشتغال، فعالیت شغلی یا ادامه فعالیت حرفهای در کشور مقصد است. با دریافت تأییدیه لگالایز، اعتبار این مدارک در سایر کشورها به رسمیت شناخته میشود.
لگال مدارک ملکی
مدارک ملکی مانند سند مالکیت، سند اجاره یا قولنامههای مربوط به املاک و خانهها از جمله مدارکی هستند که میتوانند تحت عنوان لگالایز قرار گیرند. لگالایز مدارک ملکی به معنای تأیید و احراز اصالت این اسناد از سوی ادارهها و دستگاههای مربوطه مانند اداره ثبت اسناد و املاک است. با تأیید مراجع ذیربط، اعتبار این مدارک در سایر نهادها و مراکز اعم از داخل یا خارج از کشور به رسمیت شناخته میشود. یکی از مصادیق لگالایز مدارک ملکی، تأیید سند مالکیت به منظور ارائه به مهاجرت کشورهای دیگر جهت ثبت مالکیت در آن کشور است. همچنین در مواردی چون خرید و فروش املاک به اتباع خارجی نیز این مدارک نیاز به لگالایز دارند.
لگالایز اسناد شرکت ها
اسناد و مدارک شرکتها اعم از ثبت شرکت، اساسنامه، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات، گواهی عدم بدهی بیمه و مالیات و غیره از جمله مدارکی هستند که میتوانند تحت عنوان لگالایز قرار گیرند. هدف از لگال مدارک شرکتها، تأیید رسمی و احراز اصالت آنها توسط مراجعی مانند اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری، سازمان امور مالیاتی یا سازمان تأمین اجتماعی است. لگالایز اسناد شرکتها میتواند به منظور فعالیتهای تجاری، سرمایهگذاری، برقراری ارتباط با شرکتها یا مشارکتهای خارجی و بهطور کلی هر فعالیت اقتصادی با ابعاد بینالمللی مورد نیاز باشد.
مدت زمان لازم برای لگال مدارک
مدت زمان لازم برای لگال کردن مدارک مختلف میتواند متغیر باشد و بستگی به نوع سند، تعداد صفحات و پیچیدگی مدارک دارد. بهطور کلی، فرایند لگالایز شامل چند مرحله است که با توجه به بررسیها، استعلامها و صدور تأییدیههای مورد نیاز، زمانبر خواهد بود. در مورد لگالایز شناسنامه و مدارک تحصیلی، بسته به نوع مدارک و تعداد آنها، ممکن است حداقل 10 الی 15 روز کاری و بهطور متوسط 2 الی 3 هفته زمان لازم باشد. مثلاً لگالایز مدارک یک مقطع تحصیلی کار زمانبری کمتری دارد اما اگر قرار باشد تمام مقاطع تحصیلی فرد از دبیرستان تا بالاتر لگالایز شود، با توجه به بررسی و تطبیق سوابق، این فرایند ممکن است تا یک ماه هم طول بکشد.
در مورد لگالایز مدارک شرکتها و املاک نیز با توجه به لزوم بررسی سوابق، رایزنی با ادارات مرتبط و اخذ تأییدیههای مربوطه، زمانی بین 2 تا 4 هفته مورد نیاز است. البته در موارد پیچیدهتر و حجیمتر، این فرایند میتواند تا چند ماه هم به طول انجامد. بنابراین با توجه به تفاوتهای فراوان در انواع و حجم مدارک، پیشبینی دقیق زمان لازم برای لگالایز کار دشواری است اما بهطور متوسط میتوان گفت این فرایند حداقل 2 تا 4 هفته و در موارد پیچیدهتر چند ماه هم زمان نیاز دارد.
جریمه مدارک غیر معتبر لگال شده
ارائه مدارک غیرمعتبر لگال شده در کشور مقصد میتواند مشمول مجازاتهای سنگینی شود. این جرم معمولا به عنوان کلاهبرداری یا جعل اسناد رسمی تلقی میشود و مجازاتهایی از قبیل جریمه نقدی هنگفت، حبس طولانیمدت و حتی اخراج از کشور را در پی دارد. در برخی کشورها مانند ایالات متحده و کانادا، ارائه سند جعلی به مقامات مهاجرتی میتواند منجر به جریمهای حداقل در حدود ۱۰ هزار دلار و حبسی بین ۲ تا ۱۰ سال شود. همچنین احتمال اخراج از کشور و ممنوعالورود شدن مجدد نیز وجود دارد.
در کشورهای اروپایی هم مجازاتهای مشابهی برای جرایم مرتبط با جعل اسناد رسمی و کلاهبرداری در نظر گرفته شده است. علاوه بر مجازاتهای قانونی، افشای جعل و عدم اعتبار مدارک میتواند آبرو و حیثیت افراد را نیز به خطر بیندازد و منجر به محدودیتها و مشکلات عدیدهای در زندگی شخصی و حرفهای شود. لذا توصیه میشود افراد در انتخاب مدارک برای لگالایز و ارائه به مقامات کشور مقصد دقت لازم را مبذول دارند تا از بروز هرگونه عواقب و صدمات جبرانناپذیر بعدی جلوگیری شود.
لگال مجدد مدارک در خارج از کشور
در صورتی که مدارک قبلاً در ایران لگالایز شده باشند، معمولاً نیازی به لگالایز مجدد آنها در خارج از کشور نیست. اما اگر لگال مدارک انجام نشده باشد یا مدت اعتبار آن منقضی شده باشد، لازم است مدارک در کشور مقصد مجدداً لگالایز شوند. روند لگالایز مجدد مدارک در خارج از کشور بسته به نوع سند و قوانین کشور مقصد متفاوت است، اما بهطور کلی شامل ارائه مدارک به نهادها یا مقامات رسمی ذیربط و اخذ تأییدیههای لازم خواهد بود. برای مثال، مدارک تحصیلی باید به وزارت علوم یا آموزش عالی کشور مقصد ارائه و توسط آنها تأیید شود.
فرایند بررسی و صدور تأییدیه بسته به نهاد مربوطه، چند هفته تا چند ماه به طول میانجامد. هزینههای این کار نیز در کشورهای مختلف متفاوت است؛ مثلاً در آمریکا بین ۵۰ تا ۲۰۰ دلار و در استرالیا حدود ۱۰۰ دلار هزینه در بر دارد. بنابراین افرادی که قصد استفاده از مدارک خود در خارج از کشور را دارند، باید پیش از مهاجرت نسبت به لگالایز آنها در ایران اقدام کنند. در غیر این صورت پس از مهاجرت ناچار به طی مراحل زمانبر و هزینهبر لگالایز مجدد خواهند بود.
تطابق لگال مدارک با استانداردهای بینالمللی
لگال مدارک در ایران در صورت رعایت استانداردها و پروتکلهای لازم، از اعتبار بینالمللی برخوردار خواهد بود. اما لازم است نهادهای متولی لگالایز، فرایندهای استاندارد بینالمللی را به طور کامل رعایت کنند. در خصوص مدارک تحصیلی، وزارت علوم با استفاده از مهر و امضای مجاز و مطابق با استانداردهای سازمان یونسکو، اقدام به لگالایز میکند. از این رو مشکل خاصی از لحاظ به رسمیت شناخته شدن المثنیهای صادره توسط وزارت علوم در سایر کشورها وجود ندارد.
در مورد سایر مدارک نیز با رعایت استانداردهای لازم چون استفاده از مهر ادارات ، درج شماره سریال و کد رهگیری، ارائه اصل مدارک و مستندات لازم، میتوان اعتبار بینالمللی مدارک لگالایز شده در ایران را تضمین نمود. البته در مواردی مشاهده شده ممکن است برخی از کشورهای مقصد، به مدارک لگالایز شده در ایران به دیده تردید نگاه کنند و نسبت به اعتبار آن مدارک سوالاتی مطرح کنند. در این صورت لازم است از طریق نمایندگیهای سیاسی ایران در آن کشورها، اعتبار و صحت مدارک لگالایز شده در ایران مجدداً مورد تاکید قرار گیرد.
سوالات متداول
لگالایز مدارک به چه معناست و چرا انجام میشود؟
لگالایز مدارک به معنای تأیید رسمی و احراز اصالت مدارک شخصی افراد مانند شناسنامه، مدارک تحصیلی، گواهینامه و غیره توسط مراجع ذیربط در داخل کشور است. هدف از لگالایز، ایجاد اعتبار بینالمللی برای این مدارک به منظور ارائه و استفاده در کشورهای دیگر میباشد.
چه مدارکی را میتوان لگالایز کرد؟
انواع مدارکی که قابلیت لگالایز دارند عبارتند از: شناسنامه و کارت ملی، مدارک تحصیلی، گواهینامه، پروانه کسب، اسناد ملکی، اسناد و مدارک ثبت شرکتها و سایر مدارکی که نیاز به تأیید اعتبار در سطح بینالمللی دارند.
چه مراجعی مجاز به لگالایز مدارک هستند؟
مراجعی مانند وزارت امور خارجه، وزارت علوم، وزارت بهداشت، اداره ثبت اسناد و املاک، اداره ثبت شرکتها، سازمان نظام پزشکی، سازمان نظام مهندسی و دیگر نهادهای رسمی مجاز به صدور گواهی لگالایز برای انواع مدارک هستند.
آیا لگالایز مدارک در ایران در سایر کشورها معتبر است؟
بله، مدارک لگالایز شده در ایران در صورت رعایت استانداردهای لازم، از اعتبار بینالمللی برخوردار بوده و توسط اکثر کشورها به رسمیت شناخته میشود.
سخن پایانی
لگال مدارک یک فرایند حیاتی برای احراز هویت و اثبات صلاحیتهای حرفهای و تحصیلی افراد در عرصههای بینالمللی است. رعایت دقیق فرایندهای استاندارد در لگالایز مدارک موجب افزایش اعتبار آنها در سطح بینالملل میشود. نهادهای متولی باید با بهکارگیری آخرین استانداردهای روز دنیا، زمینه پذیرش مدارک لگالایز شده ایرانیان در تمامی کشورها را فراهم سازند. در صورتی که شما به دنبال انجام فرایند لگالایز هستید، بهتر است که در این مورد از موسسه مهاجرتی صباویزا کمک بگیرید. چنانچه با مشاوران ما در ارتباط باشید، تمامی مراحل لازم را به شما خواهند گفت.
نظر خود را با ما در میان بزارید